Manifest là một trong những nghiệp vụ không thể thiếu trong hoạt động xuất nhập khẩu, mua bán hàng hoá quốc tế. Vậy, Manifest là gì? và tại sao hãng tàu phải khai Manifest? Quy trình khai và chỉnh sửa Manifest được thực hiện như thế nào và hiện nay hải quan đã cho phép khai E-Manifest ở đâu? Hãy cùng Real Logistics tìm hiểu thông qua bài viết này nhé!

1. Manifest là gì?

Manifest là bản khai hàng hóa dùng để cung cấp thông tin về lô hàng, vận đơn, phương tiện vận tải và các chứng từ liên quan cho cơ quan hải quan. Manifest không phải là “hệ thống”, mà là dữ liệu/bản khai được nộp thông qua hệ thống điện tử, phổ biến hiện nay là Cổng thông tin một cửa quốc gia.

Với hàng đường biển, Manifest thường bao gồm các thông tin như: số vận đơn, tên hàng, số lượng, trọng lượng, shipper, consignee, notify party, số container, số seal, cảng xếp, cảng dỡ, tên tàu, số chuyến và ngày tàu dự kiến cập cảng.

Sau khi có booking, shipper hoặc forwarder sẽ gửi thông tin chi tiết lô hàng cho hãng tàu hoặc forwarder để phát hành vận đơn. Nếu hãng tàu phát hành Master Bill of Lading (MBL), hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu sẽ khai Manifest cho phần MBL. Nếu forwarder/NVOCC phát hành House Bill of Lading (HBL), forwarder/NVOCC sẽ khai Manifest cho phần HBL tương ứng.

Trước khi tàu cập cảng, bên có trách nhiệm khai Manifest sẽ gửi dữ liệu hàng hóa lên hệ thống để cơ quan chức năng tiếp nhận và đối chiếu. Việc này không nên hiểu là đợi hàng đến cảng rồi mới khai, vì trong thực tế Manifest thường phải được khai trước thời điểm tàu dự kiến cập cảng.

Manifest giúp hải quan và các bên liên quan quản lý, kiểm tra và đối chiếu thông tin hàng hóa. Khi consignee làm thủ tục nhận hàng, thông tin trên Manifest cần thống nhất với MBL/HBL, Arrival Notice, Delivery Order và tờ khai hải quan. Nếu sai lệch, hàng có thể bị chậm xử lý, chậm lấy D/O, phát sinh phí chỉnh sửa hoặc phải bổ sung hồ sơ giải trình.

Vì vậy, khai Manifest đúng và đủ là bước rất quan trọng để quá trình nhận hàng diễn ra thuận lợi, hạn chế phát sinh chi phí không cần thiết.

2. Khai Manifest ở đâu? Khi nào tiến hành khai Manifest

Bạn tiến hành khai Manifest trực tiếp trên Cổng thông tin một cửa quốc gia

Website: https://vnsw.gov.vn/

Về thời điểm khai, Manifest thường được chuẩn bị trước khi tàu về khoảng 1 đến 2 ngày để các bên có thời gian kiểm tra thông tin. Tuy nhiên, với tàu biển nhập cảnh, thời hạn nộp bản khai hàng hóa và thông tin vận đơn có thể là 12 giờ hoặc 24 giờ trước khi tàu dự kiến cập cảng, tùy hành trình tàu và quy định áp dụng.

Nếu khai sai hoặc cần chỉnh sửa sau deadline, doanh nghiệp có thể phát sinh phí chỉnh Manifest từ hãng tàu/forwarder, chậm lấy D/O hoặc phải bổ sung hồ sơ giải trình với cơ quan chức năng. Vì vậy, shipper, forwarder và consignee nên kiểm tra kỹ thông tin vận đơn trước khi Manifest được nộp chính thức.

Ví dụ: nếu tàu đã chạy nhưng shipper muốn thay đổi thông tin trên bill, hoặc forwarder khai HBL chưa chính xác nhưng phát hiện muộn, việc chỉnh sửa Manifest có thể mất thêm thời gian và chi phí.

3. Hướng dẫn khai Manifest HBL

Bước 1: Đăng nhập vào cổng thông tin một cửa quốc gia
https://vnsw.gov.vn/

Bước 2: Điền thông tin vào file mẫu upload:

Người khai cần điền đầy đủ các trường thông tin theo file mẫu, thường bao gồm:

Năm đăng ký hồ sơ
Chức năng của chứng từ
Người gửi hàng: thông tin shipper trên HBL
Người nhận hàng: thông tin consignee trên HBL
Người được thông báo: notify party trên HBL, nếu có
Mã cảng chuyển tải/quá cảnh, nếu có
Mã cảng giao hàng
Mã cảng xếp hàng
Mã cảng dỡ hàng
Địa điểm giao hàng: tùy theo hàng lẻ, hàng nguyên container hoặc địa điểm giao nhận thực tế
Loại hàng/hình thức giao nhận: ví dụ CFS/CFS, CY/CY, CY/CFS hoặc CFS/CY tùy từng lô hàng
Số vận đơn: số HBL
Ngày phát hành vận đơn: ngày phát hành HBL
Số vận đơn gốc: số MBL
Ngày phát hành vận đơn gốc
Ngày khởi hành: ngày tàu chạy
Tổng số kiện
Loại kiện
Tổng trọng lượng: gross weight
Đơn vị tính trọng lượng
Mã hàng: HS code, nếu hệ thống yêu cầu
Mô tả hàng hóa: nên thống nhất với mô tả trên HBL và các chứng từ liên quan
Kích thước/thể tích, nếu có
Số hiệu container
Số seal container

Lưu ý: ngày phát hành vận đơn không phải lúc nào cũng trùng tuyệt đối với ngày tàu chạy. Người khai nên kiểm tra theo vận đơn thực tế để tránh sai lệch dữ liệu.

Bước 3: Trong Cổng thông tin một cửa quốc gia, truy cập vào phân hệ Cục Hàng hải và quản lý hồ sơ cấp phép.

Bước 4: Giao diện cửa sổ hiện ra, tìm lô hàng cần khai báo theo mã hồ sơ.

Bước 5: Trong dòng lô hàng cần khai Manifest, click vào cột Lịch sử chọn khai điện tử.

Bước 6: Giao diện mới xuất hiện chọn tab Vận đơn gom hàng. Chọn tệp rồi chọn file excel vừa điền thông tin cần khai báo ở bước 2.

Bước 7: Nhấn vào “Import” để tiến hành khai báo và đợi thông báo “cập nhật thành công”

Sau khi upload, người khai nên kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu trên hệ thống và đối chiếu với HBL, MBL, Arrival Notice, container/seal và các chứng từ liên quan. Không nên chỉ kiểm tra file Excel trước khi upload, vì dữ liệu sau khi import vẫn có thể cần rà lại trên hệ thống.

4. Thủ tục chỉnh sửa Manifest

Trong trường hợp phát hiện sai thông tin, người khai cần thực hiện chỉnh sửa Manifest càng sớm càng tốt.

Bước 1: Chỉnh sửa trên hệ thống

Người khai truy cập https://vnsw.gov.vn/
Sau đó, chọn đúng hồ sơ cần điều chỉnh, cập nhật thông tin mới và gửi yêu cầu sửa đổi/bổ sung hồ sơ.
Việc chỉnh sửa nên được thực hiện bởi đúng bên đã khai hoặc bên có thẩm quyền liên quan đến hồ sơ Manifest.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ giải trình, nếu được yêu cầu

Tùy từng trường hợp, người khai có thể cần chuẩn bị các chứng từ sau:

Công văn đề nghị chỉnh sửa Manifest
Email yêu cầu chỉnh sửa từ đại lý, shipper hoặc bên liên quan
HBL của lô hàng
MBL của lô hàng
Các chứng từ chứng minh nội dung cần sửa, nếu có

Sau khi cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và chấp thuận nội dung sửa đổi, dữ liệu Manifest mới được cập nhật để phục vụ việc đối chiếu và xử lý hàng hóa.

Do thủ tục chỉnh sửa Manifest có thể mất thời gian, phát sinh phí và ảnh hưởng đến tiến độ nhận hàng, người khai nên kiểm tra kỹ thông tin ngay từ đầu, đặc biệt là số vận đơn, consignee, container, seal, số kiện, trọng lượng và cảng dỡ.

5. Những sai sót thường gặp khi khai Manifest cần lưu ý

Khai Manifest nhìn qua có vẻ đơn giản, nhưng nếu không cẩn thận, rất dễ phát sinh lỗi. Một số sai sót thường gặp gồm:

Khai sai hoặc nhầm số container
Khai sai số seal
Khai nhầm hình thức giao nhận như CFS/CFS, CY/CY, CY/CFS hoặc CFS/CY
Khai nhầm hàng nguyên container thành hàng lẻ hoặc ngược lại
Khai sai hoặc thiếu thông tin shipper
Khai sai hoặc thiếu thông tin consignee
Khai sai notify party
Khai sai số HBL hoặc MBL
Khai sai tên hàng hoặc mô tả hàng hóa
Khai sai trọng lượng, số kiện hoặc loại kiện
Khai sai cảng xếp, cảng dỡ hoặc địa điểm giao hàng
Ngày tàu chạy, ngày phát hành vận đơn hoặc thông tin chuyến tàu không khớp với chứng từ thực tế

6. Vì sao cần khai Manifest chính xác?

Manifest là dữ liệu quan trọng để cơ quan hải quan và các bên liên quan kiểm tra, quản lý và đối chiếu thông tin hàng hóa trước khi xử lý thủ tục nhận hàng. Nếu Manifest sai, consignee có thể gặp khó khăn khi lấy D/O, mở tờ khai, đưa hàng ra khỏi cảng/kho/bãi hoặc phải mất thêm thời gian chỉnh sửa chứng từ.

Khai Manifest chính xác giúp:

Hạn chế sai lệch giữa vận đơn, D/O và tờ khai hải quan
Giảm nguy cơ chậm nhận hàng
Tránh phát sinh phí chỉnh sửa Manifest
Hạn chế việc phải bổ sung hồ sơ giải trình
Giúp quy trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi hơn

Manifest không chỉ là một thao tác khai báo đơn giản, mà là một phần quan trọng trong quy trình quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển. Khai đúng, khai đủ và kiểm tra kỹ Manifest ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro chậm hàng, sai chứng từ và phát sinh chi phí không cần thiết.

Nếu bạn cần hỗ trợ về khai Manifest, chứng từ xuất nhập khẩu hoặc thủ tục hải quan, hãy liên hệ Real Logistics để được tư vấn chi tiết.

—————————————

Real Logistics Co.,Ltd

👉 Facebook: Real Logistics Co.,Ltd

👉 Tuyển Dụng: Life at Real Logistics

Trụ sở chính - TP Hồ Chí Minh:

📍 Địa chỉ: Số 39-41 Đường B4, Phường An Khánh, TP. Thủ Đức, TP.HCM

📞 Số điện thoại: 0283.636.3888

📧 Email: info@reallogistics.vn

Chi nhánh - Hà Nội:

📍 Địa chỉ: 51 Quan Nhân, P. Nhân Chính, Q. Thanh Xuân, TP Hà Nội

Manifest Là Gì?