Nhập Khẩu Chính Ngạch Là Gì? Ưu Nhược Điểm và Quy Trình Chuẩn 2025

1. Nhập Khẩu Chính Ngạch Là Gì?

Hàng chính ngạch là thuật ngữ dùng để chỉ hàng hóa được xuất nhập khẩu theo đúng quy định của pháp luật, đã hoàn tất đầy đủ các thủ tục hải quan và nghĩa vụ thuế. Loại hàng hóa này được vận chuyển qua cửa khẩu quốc tế hoặc cửa khẩu chính, dưới sự giám sát của cơ quan chức năng, đảm bảo hợp pháp và minh bạch trong giao dịch.

Nhập khẩu hàng chính ngạch đóng vai trò then chốt trong ngoại thương, đảm bảo tính hợp pháp, chất lượng sản phẩm và tuân thủ tiêu chuẩn thị trường. Áp dụng chính ngạch giúp các bên tránh rủi ro hàng giả, kém chất lượng, xây dựng niềm tin và thúc đẩy thương mại bền vững.

Mặc dù không có định nghĩa pháp lý cụ thể, chính ngạch và tiểu ngạch được hiểu qua đặc điểm. Xuất nhập khẩu chính ngạch luôn có hợp đồng, chứng từ đầy đủ (hóa đơn, vận đơn, C/O...), khối lượng lớn, giá trị cao, thanh toán qua ngân hàng, và vận chuyển qua cửa khẩu quốc tế/chính. Ngược lại, thương mại "tiểu ngạch" thường thiếu hợp đồng/chứng từ, quy mô nhỏ, giá trị thấp, thanh toán tiền mặt/trao đổi hàng, và qua cửa khẩu phụ/lối mở.

Lưu ý: Những đặc điểm trên chỉ mang tính tương đối; một số lô hàng tiểu ngạch vẫn có khối lượng lớn hoặc thanh toán qua ngân hàng.

2. Ưu và Nhược Điểm của Nhập Khẩu Chính Ngạch

So với tiểu ngạch, nhập khẩu chính ngạch mang lại nhiều đảm bảo vượt trội.

2.1. Ưu điểm của nhập khẩu chính ngạch

Nhập khẩu chính ngạch là phương thức giao thương quốc tế minh bạch, chuyên nghiệp, áp dụng cho mọi cá nhân/tổ chức đủ điều kiện pháp lý và tài chính. Đây là cách nhập khẩu hợp pháp được nhà nước công nhận, đảm bảo an toàn pháp lý, chất lượng hàng hóa và hưởng ưu đãi thuế quan (nếu đủ điều kiện xuất xứ).

Các đặc điểm chính:

• Hợp đồng ngoại thương: Bắt buộc có hợp đồng chính thức giữa đối tác Việt Nam và quốc tế.
• Bộ chứng từ đầy đủ: Gồm Invoice, Packing List, Bill of Lading, C/O, C/Q...
• Khai báo hải quan điện tử: Thực hiện qua hệ thống VNACCS/VCIS.
• Nghĩa vụ thuế: Nộp đầy đủ thuế nhập khẩu, VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).
• Kiểm tra, giám sát: Hàng hóa chịu sự kiểm tra nghiêm ngặt từ hải quan và cơ quan chuyên ngành.

Lợi thế cạnh tranh:

• Uy tín và pháp lý: Chứng từ đầy đủ giúp chứng minh nguồn gốc, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tạo niềm tin.
• Bảo vệ pháp lý: Hàng hóa không lo bị tịch thu, phạt; được pháp luật hỗ trợ khi có tranh chấp.
• Tiếp cận kênh phân phối lớn: Đáp ứng tiêu chí vào siêu thị, sàn TMĐT; xuất hóa đơn VAT thuận lợi cho hợp đồng lớn.
• Ưu đãi thuế quan: Hưởng miễn/giảm thuế nhập khẩu từ các FTA (EVFTA, CPTPP...) với C/O hợp lệ, giúp giảm chi phí, tăng lợi nhuận.
• Kiểm định và công bố chất lượng dễ dàng: Thuận tiện làm hồ sơ công bố chất lượng, kiểm định chuyên ngành, mở rộng thị trường.
• Chủ động marketing: Tự do quảng bá, truyền thông sản phẩm mà không sợ vi phạm, xây dựng lòng tin lâu dài.

2.2. Nhược điểm của nhập khẩu chính ngạch

Bên cạnh những ưu điểm vượt trội, nhập khẩu chính ngạch cũng tồn tại một số hạn chế mà doanh nghiệp cần lưu ý:

• Quy trình phức tạp: Thủ tục nhiều, đòi hỏi thời gian chuẩn bị và hàng chỉ được nhận sau thông quan (trừ trường hợp đặc biệt).
• Chi phí cao hơn: Phát sinh thuế, phí hải quan đầy đủ và các chi phí tuân thủ khác so với tiểu ngạch.
• Kiểm soát chặt chẽ: Hàng hóa chịu sự giám sát nghiêm ngặt, ít linh hoạt trong vận chuyển và xử lý.

3. Quy Trình Thủ Tục Nhập Khẩu Chính Ngạch Chuẩn Xác

Mặc dù quy trình làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch có thể có những điểm khác biệt nhỏ tùy theo đặc thù từng doanh nghiệp và loại hình hàng hóa, về cơ bản, các bước cốt lõi đều tuân theo một chu trình chung như sau:

Bước 1: Chuẩn bị Hồ sơ Chứng từ Nhập khẩu

Bước đầu tiên và then chốt là việc tập hợp đầy đủ các tài liệu cần thiết. Khi tiến hành nhập khẩu chính ngạch, doanh nghiệp bắt buộc phải chuẩn bị một bộ hồ sơ chứng từ chuẩn xác, bao gồm: 

• Hợp đồng thương mại, 

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), 

• Phiếu đóng gói chi tiết (Packing List), 

• Vận đơn (Bill of Lading), 

• Tờ khai hải quan, 

• Thư tín dụng (L/C – nếu có), 

• Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, 

• Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Form E hoặc các form tương đương), 

• Hóa đơn vận chuyển,

• Chứng nhận kiểm dịch (đối với hàng hóa yêu cầu).

Bước 2: Khai báo Tờ khai Nhập khẩu Hải quan

Doanh nghiệp tiến hành khai báo tờ khai nhập khẩu điện tử trên hệ thống hải quan. Đối với những doanh nghiệp lần đầu tiên thực hiện nhập khẩu, việc này yêu cầu cập nhật thông tin với Tổng cục Hải quan, mua token chữ ký số và đăng ký tài khoản truy cập hệ thống. Sau khi khai báo, doanh nghiệp sẽ theo dõi tình trạng tờ khai trên phần mềm và chờ kết quả phân luồng từ cơ quan hải quan:

• Luồng Xanh (Mã 1): Tờ khai được thông quan tự động, hàng hóa có thể được giải phóng ngay.
• Luồng Vàng (Mã 2): Doanh nghiệp cần xuất trình bộ chứng từ liên quan để cơ quan hải quan kiểm tra và xác nhận thông quan.
• Luồng Đỏ (Mã 3): Yêu cầu cả việc xuất trình chứng từ để kiểm tra và tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa.

Bước 3: Nộp Thuế và Nhận Lệnh Giao Hàng

Sau khi tờ khai được phân luồng, doanh nghiệp có trách nhiệm nộp đầy đủ các khoản thuế nhập khẩu theo quy định. Việc thanh toán thuế có thể thực hiện qua hình thức điện tử, nộp tại ngân hàng hoặc kho bạc. Song song với đó, doanh nghiệp cần tiến hành nhận lệnh giao hàng từ hãng vận chuyển hoặc đại lý, với các giấy tờ cần thiết như: 

• Giấy giới thiệu của công ty nhận hàng, 

• Vận đơn gốc hoặc bản sao có đóng dấu,

• Thông báo hàng đến (Arrival Notice).

 Đối với hàng hóa vận chuyển bằng container, cần bổ sung các giấy tờ như:

• Giấy mượn container, 

• Giấy hạ container rỗng (nếu rút hàng tại kho doanh nghiệp,

• Hóa đơn liên quan đến lệnh giao hàng.

Bước 4: Hoàn tất Thủ tục Thông quan Hàng hóa tại Cảng/Sân bay

Sau khi hoàn tất các bước trên, doanh nghiệp cần chuẩn bị toàn bộ hồ sơ đã có để tiến hành thủ tục thông quan tại cảng hoặc sân bay. Việc đảm bảo mọi thông tin trên bộ hồ sơ là chính xác và đồng nhất là cực kỳ quan trọng, nhằm tránh các sai sót có thể dẫn đến chậm trễ trong quá trình xét duyệt và giải phóng hàng.

Bước 5: In Phiếu Giao Nhận, Thanh Lý và Lấy Hàng

Khi tờ khai đã được hải quan thông quan, doanh nghiệp truy cập cổng thông tin của Tổng cục Hải quan để in mã vạch tờ khai và phiếu giao nhận container (Phiếu EIR). 

Sau đó, mang các phiếu này đến bộ phận hải quan giám sát để thực hiện thanh lý, xác nhận hàng hóa đã hoàn tất thủ tục và sẵn sàng rời khỏi khu vực giám sát của cảng/sân bay.

Bước 6: Nhận lại Tiền Cược Container

Nếu doanh nghiệp đã đóng tiền cược để mượn container từ hãng tàu, sau khi container rỗng được hạ tại cảng chỉ định, tài xế sẽ nhận được giấy xác nhận hạ rỗng. 

Để được hoàn trả tiền cược, doanh nghiệp cần mang theo:

• Giấy giới thiệu,

• Giấy hạ rỗng,

• Giấy mượn container đến hãng tàu. 

Hãng tàu sẽ hoàn trả tiền cược nếu container không phát sinh hư hỏng. Ngược lại, nếu có sự cố, doanh nghiệp sẽ phải chịu các khoản phí theo thỏa thuận.

Bước 7: Hoàn tất Hồ sơ và Quyết toán Ngân hàng

Khi mọi thủ tục nhập khẩu đã hoàn tất, doanh nghiệp cần tập hợp toàn bộ hồ sơ và chứng từ liên quan để gửi đến ngân hàng. Ngân hàng sẽ xác nhận việc thanh toán đã được thực hiện đầy đủ, hoặc xác nhận thanh toán một phần nếu khoản nợ chưa được tất toán. Đối với các khoản thanh toán còn lại, doanh nghiệp chỉ cần xuất trình chứng từ cần thiết tại kỳ thanh toán tiếp theo để hoàn tất nghĩa vụ tài chính.

Đọc thêm: Nên Chọn Nhập Khẩu Chính Ngạch Hay Tiểu Ngạch?

4. Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục nhập khẩu chính ngạch

• Việc nhập khẩu chính ngạch đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt pháp lý và có thể tốn khá nhiều thời gian.
• Các doanh nghiệp cần đảm bảo tập hợp đầy đủ và kiểm tra kỹ lưỡng tính chính xác, đồng nhất của mọi giấy tờ và chứng từ.
• Điều này sẽ giúp đẩy nhanh quá trình thông quan và tránh các vướng mắc không đáng có.
• Bên cạnh đó, trước khi tiến hành thủ tục, doanh nghiệp cần rà soát cẩn thận danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu để tránh những rủi ro pháp lý và lãng phí thời gian vào việc kiểm nghiệm hàng hóa không được phép.

5. Lựa chọn giải pháp logistics tối ưu cho nhập khẩu chính ngạch

Real Logistics là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ nhập khẩu chính ngạch trọn gói, hỗ trợ từ khâu chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan đến nhận hàng về kho.

Thế mạnh của chúng tôi:

• Đội ngũ chuyên viên dày dạn kinh nghiệm xuất nhập khẩu, nắm rõ thủ tục mới nhất.
• Mạng lưới đối tác toàn cầu hỗ trợ tại mọi cảng biển, sân bay quốc tế.
• Giải pháp nhập khẩu tùy chỉnh theo từng mặt hàng và ngành nghề cụ thể.

Hậu mãi chuyên nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp cả sau khi hàng đã thông quan.

—————————————

Real Logistics Co.,Ltd

👉 Facebook: Real Logistics Co.,Ltd

👉 Tuyển Dụng: Life at Real Logistics

Trụ sở chính - TP Hồ Chí Minh:

📍 Địa chỉ: Số 39 - 41, Đường B4, Phường An Khánh, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam

📞 Số điện thoại: 0283.636.3888

📧 Email: info@reallogistics.vn

Chi nhánh - Hà Nội:

📍 Địa chỉ: Tầng G2, Số 51, Đường Quan Nhân, Phường Thanh Xuân, TP. Hà Nội

📞 Số điện thoại: 0936.386.352

📧 Email: han@reallogistics.vn